Начальник отдела регистрации и продвижения услуг организации в Вашингтоне только что провёл опрос, подтвердивший множество тех вещей, о которых я говорил.
Объёмом исходящего потока личных писем во все уголки страны определяется количество людей, которые приходят в организацию на обучение и процессинг.
Качество писем, при условии что это личные письма, имеет лишь некоторое отношение к этому. Количество личных писем определяет входящий поток.
Письма, которые направлялись на протяжении четырёх лет одному потенциальному клиенту и на которые не приходило ответа, в бесчисленном количестве случаев приводили к тому, что этот человек неожиданно появлялся, для того чтобы пройти обучение или процессинг.
Это значит, что если вы хотите иметь студентов или преклиров, то вам нужно написать массу писем. Вы должны использовать ЦФ снова и снова, независимо от того, получаете ли вы отклик или нет.
Шестьдесят пять процентов исходящей почтовой корреспонденции регистратора должны составлять отправления, инициированные им. Оставшиеся тридцать пять процентов или меньше должны составлять ответы на полученные письма.
Нельзя сказать, что для регистратора сто пятьдесят писем в неделю – это огромный исходящий поток. Если нет никаких вспомогательных средств (для записи текста с плёнки на бумагу), чтобы получить такое количество писем, тогда кто-то совершает самоубийство с точки зрения организации.
Если в организации три регистратора, то количество отправляемых за неделю писем должно быть равно пятистам.
Вот что требуется, чтобы добиться прихода в организацию студентов и преклиров.
Как только потенциальный клиент приходит в офис, должна быть выполнена обычная процедура записи на услугу, получено одобрение от технического отделения в лице начальника отдела процессинга, и если количество часов одитинга было увеличено, то процедура записи на услугу проводится повторно.
Ваш ЦФ должен содержать имена всех людей, которые купили что-либо в организации. Адреса не должны удаляться из ЦФ, если только человек не умер.
Штатные одиторы должны проводить по часу в день в секции центрального файла и писать от руки письма людям по папкам ЦФ. Это обеспечивает большое количество писем. Против этого люди выдвигают различные возражения. Было доказано, что подобные возражения ошибочны. Какими бы ни были письма, лучше, если их будет много, чем если их будет недостаточно. У штатных одиторов хорошо идут дела при работе с корреспонденцией. Разделите страну по районам или разбейте список адресов по алфавиту и поручите какую-нибудь часть списка штатному одитору, чтобы он писал письма и отвечал на них. Если у одитора нет работы на этой неделе (нет преклира), то посадите его за написание писем. Ничто из вышесказанного не должно быть использовано для сокращения исходящего потока регистратора.
Я буду осуществлять продвижение и другими способами. Остальные тоже будут осуществлять продвижение другими способами.
НО ОТПРАВЛЯЙТЕ БОЛЬШОЕ КОЛИЧЕСТВО ПИСЕМ.
Среди важных статистик рекомендательного комитета есть и статистика писем, отправленных за неделю. В эту статистику не входят деловые письма. Письма, написанные в ответ, важны, но инициированные письма намного важнее.
Возьмите из ЦФ папку. Изучите её содержание. Напишите человеку всё, что вы хотите ему сказать. Это формула фактора реальности. Если у вас есть какаято мысль, выскажите её. Вы получите отклик.
Не надо продавать. Просто пишите человеку.
Я могу взять папку в центральном файле, прочитать её, написать письмо в соответствии с реальностью и поставить на нём подпись «Джо Доукс», и в двух случаях из трёх человек позвонит или придёт – я часто так делал.
Даже если папка ЦФ содержит только инвойс купленной книги, этому человеку всё-таки можно написать письмо в соответствии с реальностью. Какая это была книга? Просмотрите саму книгу. Напишите человеку о том, что вы думаете об этой книге и спросите, чем она его заинтересовала, порекомендуйте ещё одну книгу и предложите свою помощь в том, чтобы понять её. Если по книге существует заочный курс, то упомяните о нём.
Не пишите бездушных, избитых писем, представляющих собой просто слепленные вместе шаблонные абзацы. Никогда не пишите формальных писем. Пишите человеку, а не в пустоту.
Когда в организацию приходит потенциальный клиент, сразу же примите его (не заставляйте его ждать). Будьте вежливы, дружелюбны. Будьте собраны, практичны и аккуратны, как это принято в деловых кругах. Поднимайтесь, когда клиент входит или выходит. Звоните в приёмную, чтобы его проводили, если он находится у вас слишком долго.
С готовностью принимайте деньги. Всегда отдавайте предпочтение наличным.
Мы не являемся компанией, работающей в кредит.
Всегда встречайтесь со студентом или преклиром перед тем, как они покинут организацию после завершения услуги. Нередко вы сможете продать им ещё какую-то услугу по обучению или процессингу.
Секретарь ассоциации должен следить за тем, чтобы число исходящих писем не уменьшалось. Действовать иначе – значит способствовать тому, что произойдёт резкое падение величины условной единицы.
Секретарь ассоциации должен следить за тем, чтобы на линиях входящего и исходящего потока людей не было помех и чтобы людям, которые прибывают в организацию, проводили интервью и записывали их на услугу.
Это источник дохода. Число исходящих из организации писем определяет число приходящих в неё людей.
Существует правило: до тех пор пока в организации не будет людей, у вас не будет и дохода. Поэтому любыми путями добивайтесь, чтобы в организацию приходили люди, и обеспечьте, чтобы они могли попасть к регистратору, когда придут.
Кто бы ни приходил в организацию и зачем бы они ни приходили, наличие людей в организации означает успех.
Секретарь ОХС следит за теми же самыми вещами, что и секретарь ассоциации, но если эта линия не работает, то он быстро докладывает в бюро Флага.
Следить за тем, чтобы линия отдела регистрации работала и чтобы сотрудники в этом отделе знали свои шляпы и носили их – первая обязанность секретаря местного ОХС.
Обеспечив это, он может заниматься чем-то ещё.
Два или три раза в год линия отдела регистрации даёт серьёзный сбой.
Инспектируйте её еженедельно, и этого не будет происходить.
Это – линия выживания. Наблюдайте за ней, заботьтесь о ней.